Thiết lập lịch Lặp lại và ngân sách hàng tháng trong Autopilot

Tính năng Lặp lại (Repeat) chạy lại một tác vụ Autopilot theo lịch trình, trong phạm vi ngân sách hàng tháng mà bạn thiết lập. Hiện tại, công thức lặp lại là Fill the gaps in my help center every week: mỗi lần chạy sẽ đọc lại những nội dung còn thiếu trong trung tâm trợ giúp của bạn và viết tối đa một số lượng bài viết nhất định. Các tác vụ bắt đầu từ một bản phát hành, trang nhật ký thay đổi hoặc video mới không sử dụng lịch trình; chúng được đề cập ở cuối bài viết này.

Trước khi bạn bắt đầu#

• Autopilot đang bật cho không gian làm việc của bạn và vai trò của bạn có thể bắt đầu các tác vụ (chủ sở hữu, quản trị viên hoặc Người tạo nội dung). Xem Get access to Autopilot.
• Fill the gaps hoạt động trên một trung tâm trợ giúp, vì vậy bạn cần có một trung tâm. Nếu không có, thẻ thiết lập chỉ cung cấp Build my help center.
• Một tác vụ Lặp lại luôn có ngân sách hàng tháng. Việc đặt ngân sách cao hơn mức đề xuất hoặc tăng ngân sách sau đó cần có chủ sở hữu không gian làm việc hoặc quản trị viên.

Thiết lập tác vụ Lặp lại#

Bạn thiết lập tác vụ Lặp lại với tác nhân Autopilot, giống như bất kỳ tác vụ nào khác. Hướng dẫn chi tiết có trong Set up an Autopilot task.

1. Mở công thức#

   Trên trang chủ Autopilot, nhấp vào công thức Fill the gaps in my help center every week, hoặc nhập nội dung như "every Monday, write what my help center is missing" vào mục What should Autopilot do?. Bảng điều khiển tác nhân sẽ mở ra với thẻ thiết lập.

2. Điền thông tin chi tiết#

   Nhấp vào Fill in the details. Trong phần Thời gian, giữ nguyên Theo lịch trình (lựa chọn khác là Once, now). Chọn trung tâm trợ giúp, sau đó đặt lịch trình, At most each time, Giới hạn tín dụng hàng tháng và When a plan is ready. Xem The Repeat settings.

3. Tiếp tục và tạo#

   Nhấp vào Tiếp tục. Clevera kiểm tra thiết lập và hiển thị phần xem lại: Thời gian ("Mỗi thứ Hai lúc 09:00 (Châu Âu/Berlin)"), Ngân sách hàng tháng, Phê duyệt ("Mỗi lần chạy chờ bạn xem lại", hoặc với Tạo bản nháp, tôi sẽ xuất bản "Tạo bản nháp; các lần chạy viết từ tìm kiếm của người đọc sẽ chờ bạn xem lại") và các phần còn lại. Nhấp vào Tạo tác vụ. Không có gì được lên kế hoạch trước thời điểm đã lên lịch đầu tiên.

Tác vụ Lặp lại sau đó xuất hiện trong mục Repeats trong menu Autopilot và dưới mục Luôn bật trên trang chủ Autopilot với huy hiệu Repeats.

Lặp lại một tác vụ đã hoàn thành#

Một tác vụ bài viết trợ giúp đã hoàn thành (ví dụ từ Turn customer questions into help articles) hiển thị Repeat this ở trên cùng. Nó mở tác nhân với thẻ thiết lập Fill the gaps đã được đặt thành Theo lịch trình. Tác vụ Lặp lại luôn đọc lại những gì còn thiếu, vì vậy nó không lặp lại danh sách câu hỏi ban đầu của bạn. Nút này bị ẩn khi tác vụ đã có lịch trình, đã chạy theo từng bước hoặc là một lần chạy của một tác vụ Lặp lại khác.

Các cài đặt Lặp lại#

Múi giờ là của bạn (múi giờ trình duyệt của bạn báo cáo lần cuối), nếu không thì là của không gian làm việc. Không có ngày kết thúc: tác vụ Lặp lại chạy cho đến khi bạn tạm dừng hoặc xóa nó. Các lần chạy hàng giờ và chạy vào một ngày dương lịch cụ thể không khả dụng.

Để biết When a plan is ready thay đổi những gì, hãy xem Choose how much Autopilot can do on its own.

Giới hạn tín dụng hàng tháng#

Ngân sách là số tiền tối đa mà một tác vụ Lặp lại có thể chi tiêu trong một tháng dương lịch. Chú giải công cụ của nó cho biết: "Một tác vụ Lặp lại không bao giờ chi tiêu nhiều hơn mức này trong một tháng. Khi đạt giới hạn ngân sách, nó sẽ tạm dừng và thông báo cho bạn."

• Ngân sách đề xuất. Clevera điền vào một tháng chạy dựa trên ước tính cao nhất của mỗi bài viết, được làm tròn lên 10 đơn vị gần nhất (ít nhất là 10). Nó tính 30 lần chạy một tháng cho Hàng ngày, 4 cho Hàng tuần, 2 cho Mỗi 2 tuần và 1 cho hàng tháng, với 15 tín dụng mỗi bài viết. Một tác vụ Lặp lại hàng tuần với 5 bài viết đề xuất 4 × 5 × 15 = 300 tín dụng. Dòng dưới trường này cho biết "Covers about 20 articles a month.", hoặc "Suggested 300 for about 20 articles a month." với Use 300 khi bạn nhập một số khác.
• Mặc định của không gian làm việc. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể đặt Default budget for repeating tasks trong Cài đặt Autopilot. Các tác vụ Lặp lại mới do chủ sở hữu hoặc quản trị viên thiết lập sẽ bắt đầu với mức này. Nếu để trống, Clevera sẽ đề xuất một mức.
• Ai có thể đặt gì. Bất kỳ ai có thể bắt đầu tác vụ đều có thể đặt ngân sách lên đến mức đề xuất. Trên mức đó, Tiếp tục sẽ hiển thị "Only the workspace owner or an admin can set a budget above 300 credits." (với số tiền đề xuất). Sau đó, chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên mới có thể tăng ngân sách ("Only the workspace owner or an admin can raise this budget."); bất kỳ ai có thể thay đổi tác vụ đều có thể giảm ngân sách.
• Tháng tuân theo múi giờ của tác vụ Lặp lại, vì vậy ngân sách bắt đầu lại vào ngày 1 lúc nửa đêm tại đó.
• Ngân sách trống hoặc nằm ngoài phạm vi tại Tiếp tục sẽ đưa ra thông báo "Set a monthly budget between 1 and 100000 credits."

Điều gì xảy ra tại mỗi thời điểm theo lịch trình#

1. Clevera lên kế hoạch cho lần chạy tiếp theo. Việc lập kế hoạch là miễn phí và không ảnh hưởng đến ngân sách. Một lần chạy xuất hiện trong mục Runs của tác vụ Lặp lại.
2. Điều gì xảy ra với kế hoạch phụ thuộc vào When a plan is ready:

3. Nếu không có gì để viết, lần chạy kết thúc Xong với "Nothing needed this time." và bạn không nhận được thông báo nào.
4. Nếu việc lập kế hoạch thất bại, Clevera sẽ thử lại một lần nữa sau một giờ, sau đó chờ đến thời điểm theo lịch trình tiếp theo.
5. Trong khi một lần chạy vẫn đang mở (đang lập kế hoạch, chờ bạn hoặc đang chạy), thời điểm theo lịch trình tiếp theo sẽ không bắt đầu một lần chạy khác. Lần chạy tiếp theo sẽ bao gồm mọi thứ.

Duy trì trong phạm vi ngân sách#

• Cắt giảm. Nếu một lần chạy tự bắt đầu không phù hợp với ngân sách còn lại của tháng, Clevera sẽ loại bỏ các dòng khỏi kế hoạch cho đến khi phù hợp và viết "Left out to stay within this Repeat’s budget:" cùng với tiêu đề của chúng trong hoạt động của lần chạy.
• Khi bạn tự chạy một kế hoạch. Kế hoạch của tác vụ Lặp lại hiển thị Limit: stops at … credits (tối đa những gì ngân sách còn lại) và, khi các dòng được chọn có thể tốn nhiều hơn mức đó, "This task has 40 credits of its monthly budget left. Untick some lines or raise the budget." Chủ sở hữu hoặc quản trị viên cũng thấy Run this one anyway, giúp chạy tác vụ một lần vượt quá ngân sách.
• Giới hạn của lần chạy. Một lần chạy dừng lại trước một mục có thể vượt quá giới hạn và hiển thị, ví dụ: "1 item is waiting: it would go over the limit. Raise the limit to run it." Nhấp vào Raise limit, nhập New limit và nhấp vào Raise and continue.
• Giới hạn không gian làm việc. Giới hạn tín dụng hàng tháng trong Cài đặt Autopilot nằm trên mọi ngân sách: "Run is refused when a plan’s high estimate would pass the cap." Nó tính mọi tác vụ trong tháng dương lịch (UTC).

Tạm dừng tại ngân sách#

Khi không còn gì phù hợp, tác vụ Lặp lại tạm dừng và hiển thị Paused at budget ("It used this month’s budget. It starts again on the 1st, or raise the budget."). Hoạt động của tác vụ Lặp lại cho biết "Paused at its budget for this month. It starts again on Nov 1, or raise the budget to carry on now." Người thiết lập, chủ sở hữu và quản trị viên nhận được thông báo "Repeat paused at its budget: …" qua email và trong hộp thư đến, với Open Repeat.

Nó tự động tiếp tục khi tháng mới bắt đầu, mà không cần bù đắp các lần chạy đã bỏ lỡ. Để tiếp tục sớm hơn, chủ sở hữu hoặc quản trị viên tăng ngân sách trong Chỉnh sửa; nó sẽ tiếp tục ngay lập tức nếu ngân sách mới còn dư.

Quản lý tác vụ Lặp lại#

Mở tác vụ Lặp lại (từ Repeats, Luôn bật trên trang chủ Autopilot, hoặc danh sách tác vụ). Trang của nó hiển thị thẻ Repeat và các Runs của nó, mới nhất trước.

Để thay đổi số lượng bài viết mỗi lần chạy hoặc nội dung viết, hãy nhấp vào Thay đổi trên tác vụ và yêu cầu tác nhân. Thẻ Thay đổi tác vụ sẽ hiện ra; hãy nhấp vào Áp dụng. Bạn cũng có thể yêu cầu tạm dừng Lặp lại, chạy ngay bây giờ hoặc thay đổi ngân sách. Trong cuộc trò chuyện, việc tạm dừng diễn ra ngay lập tức; việc tiếp tục và chạy ngay bây giờ sẽ hiển thị một thẻ mà bạn cần nhấp vào trước (Tiếp tục, Chạy ngay). Xem Thay đổi tác vụ Autopilot.

Delete Repeat sẽ hỏi "Delete this Repeat?" — "Không còn lần chạy nào được lên kế hoạch. Những gì các lần chạy của nó đã tạo ra vẫn được giữ lại."

Trang Repeats#

Repeats trong menu Autopilot liệt kê mọi Repeat và mọi tác vụ được kích hoạt, với một dòng đếm như "2 schedules · 1 active · 1 paused". Một hàng Repeat hiển thị Runs (lịch trình), Next, When ready, Last run và đồng hồ đo ngân sách của nó. Menu ⋯ của nó có Open, Pause hoặc Resume, Edit, Run now và Delete.

Các tác vụ bắt đầu bằng trình kích hoạt#

Một số công thức không chạy theo lịch trình mà khi có sự kiện xảy ra: Each release (một kho lưu trữ), A changelog page (được kiểm tra Daily hoặc Weekly), hoặc Each new video. Các tác vụ này không có trường ngân sách hàng tháng và không có lựa chọn phê duyệt: mỗi lần chạy sẽ tạo ra một kế hoạch và chờ bạn xem xét trước khi bất cứ điều gì được thực hiện.

Một tác vụ trang nhật ký thay đổi hiển thị tần suất trên trang tác vụ theo cùng cách, ví dụ: Hàng ngày hoặc Hàng tuần.

Một tác vụ được kích hoạt mới hiển thị No runs yet — "Chưa có gì xảy ra kể từ khi nó được thiết lập. Lần chạy đầu tiên được lên kế hoạch khi có sự kiện." — và huy hiệu Watching trên trang chủ Autopilot. Trên trang Repeats, nó hiển thị Last checked, Next check và Last follow-up, và Connection lost khi kết nối kho lưu trữ của nó cần bạn.

Những gì bắt đầu một tác vụ kích hoạt không thể thay đổi sau đó: để theo dõi nội dung khác, hãy thiết lập một tác vụ mới. Bạn vẫn có thể thay đổi những gì tác vụ thực hiện mỗi lần và ngân sách, tạm dừng hoặc chạy ngay bây giờ. Xem Thay đổi tác vụ Autopilot.

Một tác vụ đã hoàn thành của một số loại cũng hiển thị thẻ Keep it up to date ("Lên kế hoạch theo dõi khi có thay đổi. Bạn vẫn phê duyệt từng kế hoạch."). Chọn cách theo dõi và nhấp vào Turn on. Mỗi lần theo dõi là một kế hoạch mới trong Needs you.

Liên quan#